Quando si pensa alla robotica, nella maggior parte dei casi la si associa all’idea di macchinari fisici, quindi hardware, in grado di svolgere compiti di maggiore complessità, e in alcuni casi con maggiore flessibilità, rispetto ai macchinari di tipo tradizionale. Nel caso della Robotic Process Automation, invece, ci si riferisce a una categoria diversa, e per molti versi nuova: quella dei robot software. Concettualmente, si tratta di applicare gli stessi principi di automazione già utilizzati nei processi industriali anche nei settori in cui non si movimentano oggetti e materiali, bensì bit e informazioni.
Il principio alla base della Robotic Process Automation
Come in molti casi legati all’automazione, il principio fondante è quello di limitare l’apporto degli operatori sulle attività a scarso valore aggiunto. In altre parole, automatizzare tutti i task ripetitivi e permettere alle persone di dedicarsi ad attività più qualificanti. In genere si parla di RPA (abbreviazione di Robotic Process Automation) in tutti i casi in cui sia necessario ricorrere a software o applicativi di una certa complessità, che in molti casi prendono il nome di software robot o robot software come abbiamo già indicato.
In questo senso ci sono diversi punti in comune con la robotica: l’intelligenza artificiale e le sue applicazioni, per esempio. Non a caso, uno dei principali punti di riferimento per questa disciplina è l’Institute for Robotic Process Automation and Artificial Intelligence. Robotica e intelligenza artificiale, come avviene quasi sempre, si muovono su percorsi prossimi, anche quando si tratta di software.
In termini più operativi, la RPA è una disciplina che copre tutto l’arco dell’automazione dei processi, dall’analisi dei bisogni alla realizzazione dei software necessari, fino alla loro messa in campo.
I vantaggi della Robotic Process Automation
Volendo sintetizzare le finalità della RPA in un concetto semplificato, possiamo dire che si tratta di applicare i principi alla base dell’uso dei robot industriali alla movimentazione delle informazioni anziché alla movimentazione dei materiali. Questo significa che, da un certo punto di vista, le aziende del settore manifatturiero, che hanno già familiarità con il concetto di automazione, potranno estenderlo anche ad altri reparti e processi. Ma i vantaggi possono estendersi a tutte le realtà aziendali.
Chiariamo con un esempio il più trasversale possibile, quello della gestione documentale. Ancora oggi, soprattutto nel tessuto imprenditoriale italiano, le aziende sono costrette, per ragioni diverse, a fare uso di documenti cartacei o delle versioni digitalizzate dei medesimi. Spesso questi si presentano come dati non strutturati, quindi impossibili da gestire con automatismi di primo livello. Dal canto suo, un software robot opportunamente programmato e addestrato può essere in grado di estrarre e strutturare i dati da queste fonti.
Lo stesso principio si può applicare a qualsiasi processo, dal controllo qualità alla marketing automation, passando per l’analisi avanzata dei processi aziendali stessi. Anche se in realtà gli utilizzi sono molteplici, per esempio attuare una serie di operazioni quando si verificano specifiche condizioni, a oggi l’utilizzo più diffuso della Robotic Process Automation riguarda l’inserimento dati, ma altri ambiti come i controlli di flusso e la generazione di report e l’automatizzazione delle comunicazioni stanno emergendo in modo rilevante. Ne abbiamo già accennato, ma vale la pena di ribadirlo: il tema fondante è sempre quello di permettere alle professionalità aziendali di esprimersi al meglio, delegando il più possibile le operazioni ripetitive o automatizzabili alle macchine, siano esse macchinari hardware veri e propri o software.
L’automazione in azienda
Per poter essere utilizzata con successo, una soluzione per la RPA deve potersi applicare ai modelli e alle procedure aziendali in modo flessibile e integrato. All’interno dell’ecosistema SAP troviamo un prodotto dedicato, SAP Intelligent Robotic Process Automation, che oltre a offrire API e strumenti di integrazione, anche per processi di terze parti, mette a disposizione una vasta libreria di bot precostruiti che possono essere utilizzati per le esigenze aziendali o sfruttati come base di partenza per una personalizzazione successiva.
Il sistema prevede un tool di progettazione a step in cui è possibile inserire processi e dipendenze e la possibilità di utilizzare molte tipologie di trigger per l’attivazione dei bot, che possono essere completamente autonomi o supervisionati. La possibilità di collegamento tramite API e l’uso di machine learning infine offrono tutti gli strumenti per realizzare software davvero intelligente e funzionale.
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