Come utilizzare SAP VIM per ottimizzare la gestione dei documenti aziendali

La gestione documentale svolge un ruolo sempre più importante, in particolare in un paese fortemente burocratizzato come l’Italia, in cui vi è ancora la necessità di gestire un grande numero di dati destrutturati, e spesso relativi a pratiche che debbono circolare rigorosamente in originale cartaceo. Fortunatamente ci sono i ampi segnali per pensare che si tratti di una situazione ormai transitoria, in attesa della completa dematerializzazione. Per mantenere la competitività nel mercato, le aziende devono però essere in grado di gestire in modo sempre più efficiente i propri documenti orchestrando tutte le sorgenti, divenute ormai quanto più possibile eterogenee. SAP VIM (Vendor Invoice Management) può aiutare le aziende a ottimizzare la gestione dei documenti e offre numerosi vantaggi quando integrato con il resto dell’ecosistema SAP.

SAP VIM: cos’è e come funziona

SAP VIM è una soluzione di gestione delle fatture fornitori che consente alle aziende di semplificare e automatizzare il processo di gestione documentale. Questo strumento utilizza un approccio basato su workflow per garantire che i documenti vengano approvati, contabilizzati e archiviati in modo tempestivo ed efficiente. Grazie all’integrazione con altri sistemi SAP, come il marketing SAP CRM, è possibile avere una visione completa del ciclo di vita dei documenti aziendali, migliorando così l’intera gestione documentale.
Inoltre, nelle sue versioni più recenti, SAP VIM ha esteso le proprie funzionalità beyond invoices, permettendo così di unificare tutta la gestione dei documenti aziendali in un unico strumento.

Integrazione con il marketing: SAP CRM

Gestione documentale e automazione dei processi

Grazie a SAP VIM, le aziende possono automatizzare la gestione documentale, migliorando l’efficienza dei processi interni e riducendo il rischio di errori umani, liberando inoltre gli operatori da una serie di task ripetitivi e a basso valore aggiunto. Questo è possibile grazie a una serie di funzionalità che SAP VIM integra. Vediamo le principali.

• Estrazione dei dati e riconoscimento OCR: SAP VIM utilizza tecnologie OCR per estrarre automaticamente le informazioni pertinenti dai documenti. Per esempio, è possibile acquisire dati del fornitore, i numeri di fattura e le date di scadenza. Questo processo elimina la necessità di inserire manualmente i dati e riduce il rischio di errori di immissione.
• Regole di validazione e verifica: è possibile di impostare regole di validazione personalizzate per garantire che i documenti rispettino i criteri e le politiche aziendali specifiche. Questo meccanismo di controllo aiuta a identificare eventuali discrepanze o irregolarità nei documenti e ad attivare azioni correttive in modo tempestivo.
• Workflow di approvazione: la definizione di workflow di approvazione basati ruoli e responsabilità all’interno dell’organizzazione garantisce che i documenti vengano approvati lungo la filiera prestabilita, snellendo il processo decisionale e rendendolo più sicuro e a prova di errore.
• Archiviazione e recupero dei documenti: SAP VIM fornisce un sistema di archiviazione sicuro e centralizzato per i documenti aziendali. Documenti che possono essere facilmente organizzati, ricercati e recuperati in base a vari criteri, come il fornitore, il numero di fattura o la data di scadenza. Questo facilita l’accesso alle informazioni e consente una maggiore efficienza nella gestione delle informazioni.
• Monitoraggio e reporting: SAP VIM offre strumenti di monitoraggio e reporting che consentono alle aziende di analizzare i dati relativi ai documenti e di identificare eventuali colli di bottiglia o aree di miglioramento. Questo aiuta a ottimizzare ulteriormente il processo di gestione documentale e a prendere decisioni informate basate sui dati.

Implementando queste funzionalità e processi automatizzati, SAP VIM permette alle aziende di semplificare e velocizzare la gestione dei documenti aziendali, garantendo al contempo una maggiore conformità alle normative e una riduzione del rischio di errori umani.

Fatturazione elettronica in SAP VIM

La fatturazione elettronica è diventata un obbligo normativo già da alcuni anni. Con SAP VIM, le aziende possono gestirla facilmente, con la sicurezza che le fatture vengano inviate e ricevute in modo conforme alle normative vigenti. Integrando SAP VIM con altri sistemi SAP, è possibile semplificare ulteriormente il processo di fatturazione e ridurre il tempo e gli errori associati alla gestione manuale delle fatture.

Gestione documentale intelligente, efficace e sicura

SAP VIM è uno strumento essenziale per le imprese che desiderano ottimizzare la gestione dei documenti aziendali. Grazie all’integrazione con l’ecosistema SAP e alle funzionalità di automazione, è possibile migliorare l’efficienza dei processi interni e garantire una maggiore conformità alle normative in materia di fatturazione elettronica. Implementando SAP VIM, le aziende possono concentrarsi sulle attività principali e sulle strategie di crescita, sapendo che la gestione documentale è gestita in modo efficiente e sicuro.

L’automazione del ciclo passivo e del processo di fatturazione aiuta le aziende a migliorare l’efficienza e i profitti. Strumenti intelligenti come SAP VIM semplificano il processo di automazione, integrandosi alla perfezione con l’ecosistema aziendale e permettendo di recuperare efficienza e competitività.

Il nostro team di consulenti è pronto per aiutarti a migliorare queste procedura all’interno della tua azienda, contattaci per ricevere informazioni.