Grazie alla trasformazione digitale in atto anche nelle procedure burocratiche e amministrative, l’interscambio di dati fra le aziende, come nel caso del rapporto clienti / fornitori, è sempre più agile ed efficace. Tuttavia, molto spesso accade che una parte dei processi di gestione dei documenti sia ancora effettuata manualmente. Per esempio, nel caso della gestione delle fatture in ingresso, l’automazione del ciclo passivo è spesso inesistente. In altre parole, molte realtà, dopo aver ricevuto le fatture elettroniche (oggi obbligatorie) attraverso il sistema di interscambio, utilizzano ancora processi manuali per la gestione successiva, per esempio la messa in pagamento delle fatture stesse deve essere gestita da un operatore.
L’automazione del ciclo passivo per la semplificazione dei processi
Adottando la definizione più semplice e diffusa, in ultima analisi il ciclo passivo comprende tutti i processi, i flussi di lavoro e le movimentazioni che avvengono prima della vendita dei beni o i servizi, e i costi conseguenti. All’interno del ciclo passivo troviamo, quindi, le voci di costo e le uscite che contribuiscono alla gestione dell’azienda e alla creazione del prodotto e del servizio.
In più, tipicamente rientrano in questa definizione anche le attività a corredo dei processi e dei flussi veri e propri, per esempio la gestione dell’anagrafica cliente e la registrazione della documentazione in ingresso.
Anche se oggi praticamente tutta la movimentazione dei documenti avviene in formato digitale, le modalità di gestione sono mutuate dal mondo analogico, con addetti e impiegati che gestiscono manualmente tutte le attività necessarie alla gestione.
L’automazione del ciclo passivo si basa su un principio molto semplice: la maggior parte delle attività necessarie sono procedurali o ripetitive, con livelli di discrezionalità molto bassi. Rendendo automatiche queste operazioni è possibile risparmiare una considerevole quantità di tempo, ridurre gli errori e, in generale, permettere alle persone di dedicarsi ad attività a più alto valore aggiunto e a più elevato livello di soddisfazione.
Oggi, con un buon sistema di gestione documentale è possibile automatizzare la maggior parte della gestione del ciclo passivo in modo automatico e intelligente.
SAP VIM, la gestione del ciclo passivo per l’ecosistema SAP
All’interno del mondo SAP, le attività legate all’automazione del ciclo passivo sono gestite da SAP VIM (Vendor Invoice Management), oggi conosciuto come SAP Invoice Management by OpenText. Il sistema, opportunamente adattato per le specificità della normativa italiana, può essere sfruttato per automatizzare i processi di pagamento, archiviazione e in generale la gestione dei documenti in ingresso, con lo scopo di velocizzare ed efficientare le operazioni, creando flussi di lavoro standard ed efficaci. Utilizzato all’interno di un ecosistema SAP strutturato offre una serie di vantaggi, fra i quali ricordiamo i principali.
- Primo fra tutti, l’integrazione con l’ecosistema, in particolare con l’ERP SAP che costituisce il cuore della gestione aziendale.
- Secondo, ma centrale dal punto di vista dell’efficienza, l’automazione, che permette di rendere automatici i flussi dei documenti all’interno dell’azienda, ma anche l’approvazione degli acquisti e il pagamento delle fatture. Questo consente anche una buona ottimizzazione: automatizzare i processi significa ridurre ritardi ed errori, per esempio nella gestione dei pagamenti o nell’approvazione delle spese.
- Infine, una caratteristica centrale di tutte le soluzioni digitali avanzate è la possibilità di generare report in tempo reale, indispensabili per le analisi finanziarie e il controllo di gestione.
Dal punto di vista strettamente tecnico, SAP VIM è in grado di interfacciarsi con il sistema di interscambio per la fatturazione elettronica, estraendo i dati dal formato XML standard. Inoltre, altra caratteristica fondamentale per attuare una vera trasformazione digitale, favorisce la circolazione delle informazioni e la permeabilità dei dati, permettendo di accentrare tutte le operazioni, anche di comunicazione, necessari per la gestione ordinaria e straordinaria della fatturazione passiva.
Con SAP la fatturazione elettronica si semplifica
Grazie agli strumenti avanzati di cui SAP VIM dispone, la fatturazione elettronica con SAP può avvantaggiarsi di strumenti avanzati per automatizzare il lavoro, non solo per quanto riguarda l’operatività quotidiana. Grazie all’utilizzo di funzionalità avanzate come intelligenza artificiale e machine learning, infatti, SAP Invoice Management by OpenText è in grado di apprendere dai dati storici quali fatture necessitano di trattamenti particolari come l’approvazione manuale, permettendo di concentrare meglio le risorse dove necessario.
L’invoice management con SAP può avvantaggiarsi anche di una efficace integrazione con gli altri strumenti e servizi SAP. Citiamo, per esempio, SAP ERP Financials. Se applicata, questa integrazione permette una ulteriore automazione del processo, abbinando in modo automatico fatture e ordini o contratti.
L’automazione è la strada per la competitività
Concludendo, possiamo dire che automatizzare il ciclo passivo e il processo di fatturazione può far risparmiare alle aziende tempo e risorse aumentando al contempo il livello di soddisfazione degli addetti che si vedranno affrancati dalle attività a minor valore aggiunto. Utilizzando uno strumento come SAP VIM, è possibile automatizzare l’intero processo, dalla creazione degli ordini di acquisto all’emissione delle fatture, in modo intelligente ed efficace grazie all’uso di strumenti decisionali e di programmazione avanzati.
L’automazione del ciclo passivo e del processo di fatturazione aiuta le aziende a migliorare l’efficienza e i profitti. Strumenti intelligenti come SAP VIM semplificano il processo di automazione, integrandosi alla perfezione con l’ecosistema aziendale e permettendo di recuperare efficienza e competitività.
Il nostro team di consulenti è pronto per aiutarti a migliorare queste procedura all’interno della tua azienda, contattaci per ricevere informazioni.