La gestione documentale non è un tema particolarmente nuovo: dai primi anni 2000 a oggi è stato uno dei primi punti di contatto fra il mondo digitale e quello aziendale. Con la digitalizzazione dei documenti cartacei prima e la dematerializzazione poi, il mercato si è spesso mosso con anticipo rispetto all’apparato normativo. Solo negli ultimi anni, tuttavia, con l’avvalorarsi dell’archiviazione sostitutiva e soprattutto della fatturazione elettronica, il processo di trasformazione digitale in questo senso ha ricevuto un’accelerazione.
Il processo di trasformazione digitale
Quello che è avvenuto nel corso degli anni alla gestione documentale è stato probabilmente l’esempio più naturale di trasformazione digitale. Inizialmente i documenti circolavano all’interno dell’azienda principalmente in versione cartacea e venivano digitalizzati in seconda istanza, mente oggi la circolazione è principalmente digitale. Per molte aziende, inoltre, la gestione documentale digitale è già una realtà: gli archivi digitali esistono, sono consultabili e fruibili. Insomma, la transizione sembra completa.
Spesso, tuttavia, l’archiviazione digitale viene utilizzata secondo meccanismi analogici: le pratiche vengono ancora prese in carico dal personale o dai dipartimenti, la circolazione è ancora manuale e molte fasi della lavorazione avvengono ancora con il passaggio delle informazioni da scrivania a scrivania. Questo, però, non permette di esprimere il vero potenziale della gestione documentale: l’automazione dei processi.
Automazione dei processi di gestione documentale: la chiave di volta per ottimizzare le risorse
Per comprendere il vero potenziale dell’automazione documentale è necessario partire da un assunto: i documenti digitali sono a tutti gli effetti dei dati, e come tali possono essere lavorati attraverso sistemi di analisi e automazione del tutto analoghi a quelli utilizzati, per esempio, per agevolare i processi decisionali o gestire le risorse in modo più efficiente.
Utilizzare tecniche di elaborazione avanzate, come il machine learning, permette di creare nuove forme di automazione dei processi, con i consueti vantaggi in termini di migliore impiego delle risorse e circolazione delle informazioni.
Sappiamo che oggi la gestione dei flussi di lavoro è uno dei temi più sensibili, dal momento che il mercato richiede un’efficienza produttiva sempre maggiore. Le stesse logiche di ottimizzazione possono essere estese anche ai flussi documentali, che spesso si muovono in parallelo a quelli produttivi, in particolar modo nelle filiere complesse.
I vantaggi della gestione documentale avanzata
Abbiamo visto come oggi, nella maggior parte delle aziende, i documenti si muovano già in forma digitale. Spesso, però, questa movimentazione avviene in modo disaggregato, con molti passaggi ancora demandati agli operatori.
Il primo vantaggio dell’automazione dei flussi è nella standardizzazione: una volta creato un flusso di lavoro per un documento o una tipologia di lavorazione, questo sarà condiviso e uniforme, rendendo anche le operazioni di controllo e supervisione più rapide ed efficaci.
Il secondo vantaggio, tipico delle architetture integrate, è la facilità di fruizione delle informazioni. In una filiera documentale gestita secondo le buone pratiche, tutti gli interessati a un processo possono accedere allo stato di avanzamento, alle informazioni e ai documenti veri e propri in modo autonomo, fluido ed efficace.
Infine, non dimentichiamo i vantaggi dell’automazione propriamente detta. Nel caso della fatturazione elettronica, per esempio, la registrazione delle fatture passive può avvenire in modo automatico, liberando gli operatori dall’incombenza e risparmiando tempo e risorse per operazioni di migliore caratura.
Automazione documentale: una filiera completa
I vantaggi della gestione documentale automatizzata sono particolarmente evidenti nei processi produttivi complessi. Immaginiamo, per esempio, un contesto in cui un ordine ricevuto richieda, oltre alle lavorazioni interne, la fornitura di materiali.
Grazie a un sistema di gestione documentale intelligente è possibile creare gli ordinativi verso i fornitori in modo automatico (se necessario con supervisione) e tenere traccia di tutto questo sotto-processo composto da ordine, conferma, consegna, fatturazione e pagamento in modo automatico, estendendo di fatto la tracciabilità tipica dell’Industria 4.0 oltre agli aspetti meramente operativi.
Il tutto mentre l’intero flusso di lavoro è sotto controllo. Anche in questo caso, non esclusivamente dal punto di vista operativo, ma anche da quello amministrativo e gestionale. Per esempio, nelle filiere in cui la consegna è vincolata a una tranche di pagamento o alla sottoscrizione di un contratto, sarà il sistema stesso a indicare lo stato di “luce verde” al verificarsi della condizione, senza creare overhead dovuti ai passaggi di burocrazia interna tipici della gestione analogica. Il tutto mentre la maggior parte degli adempimenti di legge, come la conservazione sostitutiva, vengono gestiti direttamente dal sistema minimizzando gli interventi necessari da parte degli operatori.