Gestire i documenti aziendali è una sfida sempre più imponente. Ogni giorno si producono quantità considerevoli di dati che devono essere organizzati, gestiti e messi a sistema nel modo più efficiente ed efficace possibile. Gli strumenti avanzati per la gestione di file, spesso di natura eterogenea e provenienti da fonti diverse, sono ormai indispensabili. La digitalizzazione documentale, nonostante possa sembrare un tema desueto, ha ancora un ruolo primario, soprattutto se si utilizzano le potenzialità offerte dall’Intelligenza Artificiale. Ottimizzando quella che un tempo si definiva gestione documentale, cambiano completamente il modo in cui le imprese archiviano, accedono e analizzano le informazioni.
La digitalizzazione documentale degli archivi cartacei: una necessità per l’efficienza aziendale
Molte aziende sono ancora sommerse da archivi cartacei. Questi documenti occupano spazio, costano in termini di gestione e richiedono tempo per essere consultati. Ma, soprattutto, all’interno di questo mondo analogico si nasconde spesso un vero patrimonio di conoscenza aziendale che rischia di andare perduto. La soluzione, fortunatamente, è a portata di mano. Il primo passo è la digitalizzazione degli archivi cartacei. Trasformare fogli fisici in documenti digitali significa rendere tutto più accessibile e veloce.
Bisogna ricordare, tuttavia, che la semplice acquisizione o ingestione dei documenti non è sufficiente. Il vero valore della digitalizzazione sta sia nell’automazione della procedura in sé, sia nell’uso di strumenti di classificazione e indicizzazione. Torna, anche in questo caso, il tema della trasformazione dei dati in informazioni utilizzabili e fruibili. La digitalizzazione documentale potenziata dagli strumenti di Intelligenza Artificiale rende i documenti facili da trovare e consultare, anche attraverso strumenti avanzati di assistenza degli utenti.
Pensiamo, per esempio, a una grande azienda che gestisce migliaia di clienti, ciascuno con una propria storicità. Se è vero che in molti casi le interazioni più recenti saranno gestite attraverso un CRM, una buona digitalizzazione e l’Intelligenza Artificiale integrata permettono di estendere la consultazione anche al passato storico delle transazioni, dei messaggi scambiati: cercare un documento specifico diventa questione di secondi. L’AI non solo aiuta a organizzare, ma anche a elaborare grandi volumi di dati. Si consideri il potenziale di questa opportunità per i fornitori di macchinari per le aziende manifatturiere, in cui può accadere di avere necessità di recuperare la documentazione di forniture effettuate in tempi remoti.
L’Intelligenza Artificiale nel processo documentale
L’AI, come è noto, semplifica tutto il processo documentale: creazione, conservazione, analisi ed estrazione dei dati, per esempio permettono agli utenti di effettuare interrogazioni self-service utilizzando il linguaggio naturale. Questo significa automatizzare o, in alcuni casi, rendere superflue attività complesse come la categorizzazione dei documenti o l’estrazione di informazioni da testi non strutturati.
Volendo conciliare le buone pratiche della gestione delle basi dati con il potenziale offerto dagli strumenti innovativi è possibile risparmiare risorse considerevoli affidando agli strumenti di AI tutta la parte di categorizzazione e normalizzazione pre-inserimento dei dati. Agli operatori rimarrà quindi solo il compito di controllo e supervisione.
Citiamo per dovere di completezza che forse l’aspetto più rivoluzionario degli strumenti basati su Intelligenza Artificiale è la capacità di ricavare tempestivamente le informazioni richieste anche da enormi quantità di dati. Si tratta del motivo per cui, al momento, una delle applicazioni di maggiore successo è il supporto agli operatori di assistenza o servizio clienti.
Analisi automatizzata e accesso rapido ai dati: il ruolo chiave dell’AI
L’Intelligenza Artificiale sta, insomma, rivoluzionando la gestione dei documenti aziendali. Oggi, le aziende possono accedere alle informazioni che contano in pochi secondi, senza ricerche interminabili, barriere dovute alla scarsa usabilità degli applicativi o errori causati da distrazioni umane. L’AI analizza i dati con una rapidità inedita, scovando schemi, correlazioni e dettagli che sfuggirebbero, o richiederebbero tempi interminabili, agli strumenti di analisi tradizionale.
Inoltre, le soluzioni di analisi semantica non si limitano ad archiviare il testo e cercare corrispondenze, ma riescono a comprendere il significato (o simularne in modo efficace la comprensione, volendo essere puristi). Gli assistenti AI, anche commerciali, di oggi, sono in grado di cogliere il contesto e il significato delle richieste effettuate. Infine, grazie alle reti neurali e ai modelli predittivi, l’Intelligenza Artificiale può dare suggerimenti basati sul contesto e fornire agli operatori indicazioni sulle operazioni successive da eseguire, completando l’esperienza sul campo della persona che la sta interrogando.
Oltre l’AI generativa per il grande pubblico
Quando si parla di Intelligenza Artificiale oggi è inevitabile associarla ai modelli che si sono resi noti al grande pubblico. Bisogna tuttavia ricordare che questi rappresentano la proverbiale punta dell’iceberg. Anche limitandosi al mondo della gestione documentale, l’Intelligenza Artificiale ha radici ben più profonde. Da anni, infatti, machine learning ed elaborazione del linguaggio naturale (NLP) sono tecnologie note nelle grandi aziende, dove supportano già la gestione di grandi quantità di dati.
La digitalizzazione documentale, insomma, grazie all’Intelligenza Artificiale si sta evolvendo oltre la semplice semplificazione gestionale, diventando un’opportunità per ripensare la gestione delle informazioni e la loro trasformazione in valore.
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