La necessità di affiancare ai cambiamenti tecnologici anche un cambio di mentalità, o quantomeno di metodo, è uno dei capisaldi dell’innovazione. Limitarsi, per esempio, a un cambio di piattaforma o di software senza rivedere il proprio modello di gestione spesso conduce all’insuccesso. Per la verità, la questione è ancora più spinosa: qualsiasi soluzione tecnologica, infatti, dovrebbe essere strumento a servizio di questo tipo di cambiamenti, non il driver per adottarli. In quest’ottica, lavorare per progetti è forse una delle metodologie più efficaci che possiamo includere nei cambi di paradigma richiesti da un processo di trasformazione digitale.
Lavorare per progetti: la teoria
Cosa significa esattamente lavorare per progetti? In estrema sintesi significa che l’azienda, dopo essersi posta un qualsiasi tipo di obiettivo, pianifica e organizza tutte le attività necessarie, entro un determinato limite di tempo e con una precisa quantità di risorse. L’aspetto curioso, per rimanere un attimo in campo accademico, è che praticamente qualsiasi attività, anche la costruzione di un prodotto o la realizzazione di un servizio, può essere vista come un progetto, a sua volta inserito in un progetto più grande che può essere la realizzazione di una commessa o la soddisfazione dei termini di un contratto.
Lavorare per progetti: la pratica
Dal momento che la gestione dei progetti è comunque una attività che richiede risorse a sua volta, uno degli aspetti fondamentali del project management, cioè la disciplina di organizzare e regolare i progetti, è proprio quello di identificare il livello di controllo e gestione ottimale. Per fare un esempio concreto e legato al settore manifatturiero, sarebbe impensabile – al limite del ridicolo – se una maestranza fosse costretta a segnalare la chiusura di un task a ogni pezzo prodotto. D’altro canto, non sarebbe nemmeno ipotizzabile dover processare a posteriori il conteggio di una commessa da diecimila articoli. O, quantomeno, non sarebbe pensabile in un mercato come quello attuale, in cui l’efficienza, anche nella gestione e nella logistica, è fondamentale. Questo aspetto introduce uno degli argomenti chiave, cioè la delega di alcuni processi a una infrastruttura, sul quale torneremo fra poco.
Tornando per un attimo al focus principale, l’opportunità di lavorare per progetti, questo approccio porta con sé alcuni vantaggi interessanti: ricordiamo quelli principali.
I vantaggi di lavorare per progetti
Il principio cardine del lavoro per progetti è, sostanzialmente, quello di formalizzare le attività dell’azienda in un sistema di controllo e gestione condiviso. Molte di queste in realtà sono già funzionalmente progetti, che però necessitano di essere codificati. Il caso principe è, per esempio, la gestione degli ordini. Gestire ogni ordine, od ogni serie di ordini di uno stesso cliente, come un progetto porta con sé alcuni vantaggi.
Prima di tutto, la stesura di un progetto richiede una pianificazione, anche minimale, che permette di identificare immediatamente eventuali criticità, che altrimenti emergerebbero in corso d’opera.
La pianificazione è il primo tassello di un generale miglioramento dell’efficienza: avere un progetto condiviso significa che ciascuno dei reparti e delle persone interessate può conoscere facilmente lo stato di avanzamento dei lavori e, attraverso il project manager, pianificare al meglio le proprie fasi di lavorazione.
Miglioramento dell’efficienza significa anche una migliore customer experience, sia nelle fasi preliminari, per esempio se un cliente chiede di essere informato sull’avanzamento dei lavori, sia nelle fasi finali: tendenzialmente il lavoro per progetti offre maggiori certezze sui tempi di consegna o delivery.
Un altro vantaggio importante è la replicabilità: grazie a un buon software di project management è possibile, nel tempo, costruire una vera e propria libreria di progetti da utilizzare come base, con le varianti del caso, per necessità future. Inoltre, la creazione di un sistema basato su progetti conduce alla costituzione di un metodo di lavoro più generale, che permetterà di affrontare sfide nuove e sempre più complesse con maggiore facilità, garantendo una maggiore flessibilità nell’affrontare richieste e necessità dei clienti.
I Vantaggi di SAP nel Project Management
Naturalmente, per poter gestire i progetti con successo, è necessaria una piattaforma di project management flessibile e potente, in grado di rendere il lavoro per progetti uno strumento utile e funzionale all’interno della realtà e dell’infrastruttura aziendale. SAP dispone di una soluzione dedicata, Project System che è parte di SAP Enterprise Portfolio and Project Management. Si tratta di una soluzione potente e flessibile di gestione che facilita il lavoro per progetti, offrendo anche una soluzione proprio alle problematiche indicate sopra. Grazie all’interconnessione con moduli ERP e MES, per esempio, offre la possibilità di inserire controlli di ogni tipo nel project management. Nel caso citato in precedenza, per esempio, è possibile delegare ai sistemi di controllo il conteggio degli articoli realizzati, in modo da avere sempre visibilità sul livello di completamento delle commesse e avviare le fasi successive del progetto, come l’organizzazione della logistica, le richieste di pagamento e così via.
Siamo consapevoli che trasformare i processi aziendali significhi trasformare il modo di lavorare delle persone, cuore dei progetti e di ogni innovazione.
Per questo abbiamo creato il nuovo percorso di conoscenza, condivisione,
cross-fertilization: THE GOOD PEOPLE SCHOOL.
